Effektiva möten
Reflektion
Innan du börjar planera ditt möte fundera över om det verkligen behövs ett möte. Är det bara information som ska lämnas ut kan detta kanske istället lösas via e-post eller telefon.
Planering
Fastställ syftet med mötet – Varför ska det hållas? Vad ska ha uppnåtts i slutet av mötet?
Vem ska medverka? – Fundera över vilka som behöver vara med på mötet för att mötet ska tjäna sitt syfte. Anpassa sedan mötet efter vilka som deltar för att säkerställa att alla deltagare får ut något av att medverka.
Skriv ner agendan för mötet och tidsätt varje punkt – Alla medverkande har olika arbetsdagar och det är viktigt att respektera detta genom att hålla tiden. Om tidsplanen inte håller i planeringsfasen kommer den inte att hålla på mötet.
Var ska mötet hållas? – Fundera över det praktiska arrangemanget kring mötet. Vilka fysiska resurser krävs och vilka krav behöver den fysiska platsen uppfylla? Boka sedan en lokal som har alla de förutsättningar som krävs för att målet med mötet skall kunna uppnås.
Genomförande
Visualisera mötets agenda – Se till att agendan för mötet är fullt synlig för alla deltagare.
Rollfördelning – Utse vem som faciliterar, dokumenterar och vem som håller koll på tiden.
Samsyn – Inled med att förklara syftet och målsättningen med mötet så att alla som deltar är i samförstånd kring vad som skall göras och vad som förväntas av dem.
Håll er till ämnet – Våga avbryt om mötet är på väg i fel riktning. Det är viktigt att hålla tidsplanen och fokus på mötets ämnen. Dyker det upp saker som avviker från ämnet, notera och bordlägg till nästa möte.
Ta en gemensam paus – Att gå och ställa sig vid kaffemaskinen räcker oftast inte för att även ge hjärnan en paus. Gå istället ut och ta lite luft eller gör en aktiv pausaktivitet tillsammans. Exempelvis, stretching eller meditation.
Sammanfattning
Sammanfatta vad ni kom fram till under mötet och skicka ut anteckningarna direkt – Förtydliga vad ni kom fram till och hur ni ska arbeta vidare. Vem ska göra vad och när förväntas det vara klart?