Digitala möten
Videomöten blir allt vanligare och utrustningen i de flesta konferensrum är numera väl anpassad för att involvera mötesdeltagare var de än befinner sig i världen. Videomöten sparar dessutom på tid, resor, pengar och miljö vilket är en förutsättning för ett mer hållbart arbetsliv.
När mötesdeltagarna sitter utspridda i formella mötesrum, vid köksbord, i tågsäten eller på caféer så uppstår dock nya utmaningar. För att få så effektiva och trevliga möten som möjligt har vi därför satt samman några tips och förhållningsregler som kan vara bra att utgå från vid videomöten och videokonferenser.
Storms guide för digitala möten
Innan mötet
Installera och testa tekniken i förväg. Se till att mjukvara och övrig utrustning fungerar. Ta gärna kontakt med en IT-pedagog om du känner dig osäker.
Se till att ha stabil internetuppkoppling. Sträva efter att ha tillgång till stabilt Wi-Fi, och ännu hellre anslut med nätverkskabel.
Använd headset och mikrofon. Försök undvika högtalarna i/till datorn, framförallt om du sitter i en miljö där andra kan höra/störa.
Använd kamera. Använd intern eller extern kamera beroende på vad som fungerar bäst i sammanhanget (men viktigt att samtliga deltagare som har möjlighet har kameran på). Försök ha din kamera i ögonhöjd så att du inte tittar upp eller ner på de andra deltagarna och du bör naturligt titta mot kameran samtidigt som du ser de andra deltagarna så att du tittar dem i ögonen.
Logga in till mötet i god tid. Kontrollera inställningar (ljud, kamera, osv.) och prata med övriga mötesdeltagare innan mötet börjar.
Sitt enskilt. Använd varsin dator och sitt helst inte i samma rum som andra mötesdeltagare. Det blir ett mer inkluderande klimat om alla har samma förutsättningar. Det kan fungera att sitta tillsammans om det är t.ex. två jämnstora grupper på olika platser.
Sitt på en plats utan distraktioner (ljud, ljus, etc.)
Tänk på bakgrunden, försök hitta en plats som inte är allt för rörig
Sitt på en plats där du får belysning framifrån (sitt t.ex. inte med ryggen mot ett fönster)
Under mötet
Utse en moderator som leder mötet, än viktigare i digitala möten än i IRL-möten.
Sätt gärna mikrofon i tyst läge när du inte pratar, tänk dock på att sätta på den om du ska säga något
Använd funktioner för skärmdelning och whiteboard för att visa webbsidor, presentationer, skisser, mm. Det gör också att andra kan interagera med det du vill visa/diskutera.
Räck upp handen för att begära ordet i större möten. Antingen genom att visa fysiskt eller att använda funktionen i Zoom.
Använd en gemensam chattplattform där det går att ställa frågor, kommentera, dela länkar osv. Finns funktioner inbyggda i Zoom men även andra programvaror. Huvudsaken är att alla är överens om vilken kanal som används.
Använd funktioner i Zoom för att förbättra och utnyttja fördelarna med digitala möten. Det går t.ex. att dela upp mötet i mindre grupper (automatiskt eller manuellt) där mötesledaren kan besöka olika grupper och diskussioner. Finns också möjlighet att använda gemensam whiteboard, kommentera/rita på slides, osv.
Spela gärna in mötet för att ta mötesanteckningar och/eller för personer som inte kan närvara.
Om du får problem med uppkopplingen och inte kan ansluta eller hör och/eller ser väldigt dåligt. Ring in med telefon på 08-505 39 728 eller 08-446 82 488, använd möteskoden för mötet. Då ökar sannolikheten att åtminstone ljudet är bra även om du då inte är med på video.